Die E-Rechnung ist da.
Sie haben Rechnungen per Mail erhalten, die keine PDF sind?
Willkommen im Zeitalter der E-Rechnung.
Das Wichtigste vorweg:
Unternehmer (also auch Lieferanten und Subunternehmer) dürfen seit 01.01.2025 E-Rechnungen an Sie (als Unternehmer) versenden.
Sie (als Unternehmer) müssen diese E- Rechnungen entgegennehmen!
Was ist anders als bei der PDF Rechnung?
E-Rechnungen können sowohl in einem rein strukturierten Format (XML-Datei) als auch in einem hybriden Format erstellt werden. Letzteres besteht neben dem strukturierten Datenteil auch aus einem maschinenlesbaren Datenteil (z.B. PDF-Datei), die beide in einer Datei zusammengefasst sind.
Zulässig sind z.B. die in Deutschland bereits etablierten Formate XRechnung und ZUGFeRD ab Version 2.0.1 (mit Ausnahme der Profile MINIMUM und BASIC-WL).
Was ist wie bei der PDF Rechnung?
E-Rechnungen müssen auslesbar archiviert werden.
Hierzu müssen Programme genutzt werden, in welchen das Dokument (als Original) direkt nach Erhalt archiviert wird. Entweder dergestalt, dass Änderungen und Ergänzungen nicht möglich sind oder jedwede Änderung durch das Programm dokumentiert wird. Eine einfache Ablage auf einer Festplatte oder in z.B. Outlook reicht nicht.
Wie können wir helfen, wenn Sie über kein Archivierungsprogramm verfügen?
Eine E-Rechnung kann über den ADDISON OneClick Beleg- und Dateiupload empfangen werden. Dies kann entweder per manuellem Upload (markierte Schaltfläche „Dateien hier auswählen“) oder per E-Mail (markierte Schaltfläche „Upload per E-Mail“) erfolgen. Nach dem Upload sehen Sie die hinzugefügten Belege wie gewohnt in der ausgewählten Kategorie. Eine Visualisierung der rein XML-basierten XRechnung erhalten Sie durch das Öffnen des Dokuments im Beleg- und Dateiupload.
Neben dem Upload über den ADDISON OneClick Beleg- und Dateiupload können E-Rechnungen ebenfalls direkt in SMART Connect hochgeladen werden. In SMART Connect werden die XML-Daten in lesbarer Form in der Beleg-Vorschau und auch für ADDISON bzw. ADDISON Akte via Aufruf über den Beleglink visualisiert. Auf Basis der ausgelesenen Belegdaten werden aus der E-Rechnung entsprechende Vorbuchungen für die Erfassung, die Zahlungserstellung sowie die Weiterverarbeitung generiert. Die Weiterverarbeitung ist dabei ebenfalls über die hybride Buchungserfassung oder über Scannen-Buchen-Archivieren (SBA) möglich.
Zusätzlich unterstützt Sie Smart Connect mit der eingebundenen KoSIT-Validierung im Prüfprozess, mit welcher E-Rechnungen automatisiert auf formale Fehler hin überprüft werden. Eine inhaltliche Prüfung wird durch diese Validierung nicht ersetzt.
Die KoSIT-Validierung ist ein Prüfverfahren der Koordinierungsstelle für IT-Standards (KoSIT), welches sicherstellt, dass digitale Dokumente den vorgegeben IT-Standards und den gesetzlichen Anforderungen entsprechen. Die Validierung erfolgt immer auf Basis der aktuell gültigen Fassung. Aktuell findet daher der KoSIT-Validator in der Version 1.0.5 Anwendung, um die jeweils aktuell gültigen XML-Schemata für die entsprechenden Syntaxen zu prüfen. Konkret bedeutet dies, dass XRechnungen ab 3.0 (UBL & CII) und ZUGFeRD ab 2.3 bzw. Factur-X ab 1.0 für die Profile BASIC, EN16931 und EXTENDED geprüft werden. Ältere Versionen werden nicht validiert, da die vorgegebenen Gültigkeitszeiträume beachtet werden müssen.
Eine valide E-Rechnung muss bestimmte Pflichtangaben enthalten und formal korrekt sein. Ohne eine ordnungsgemäße Validierung und Prüfung kann eine E-Rechnung als nicht rechtskonform angesehen werden. Dabei ist die Validierung eng mit dem Vorsteuerabzug verknüpft. Unternehmen dürfen nur dann die Vorsteuer aus einer enthaltenen Rechnung abziehen, wenn die Rechnung alle gesetzlichen Anforderungen erfüllt. Wird die (E-)Rechnung als nicht valide anerkannt, so kann das Finanzamt den Vorsteuerabzug unter Umständen verweigern.
Und nun nochmal genauer zur E-Rechnung:
Was ist das Ziel der Einführung der E-Rechnung durch den Gesetzgeber?
Die E- Rechnung soll am Ende die Papierrechnung ersetzen. wenn eine Rechnung eines Unternehmens an ein anderes Unternehmen adressiert. (Es geht folglich nicht um Rechnungen an Privatpersonen.)
Wichtig für die Zeit ab dem 01.01.2025 ist Folgendes:
Unternehmen müssen ab 01.01.2025 in der Lage sein, E- Rechnungen anderer Unternehmen zu empfangen, verarbeiten und archivieren zu können. Die Bundesregierung teilt hierzu mit, dass die Bereitstellung einer (vorhandenen) E-Mail Adresse ausreicht.
Für den Rechnungsempfang gilt Folgendes:
Ab 01.01.2025: Unternehmer als Rechnungsempfänger muss in der Lage sein, E-Rechnungen maschinell empfangen (E-Mail), verarbeiten und archivieren zu können. (Der Rechnungsversender bedarf keiner Zustimmung durch den Rechnungsempfänger, um E-Rechnungen zu versenden.)
Für den Rechnungsversand gilt Folgendes:
Bis 31.12.2026: Alle Unternehmen können (müssen aber nicht) auch E-Rechnungen versenden.
Ab 01.01.2027: Alle Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz (2026) von mehr als 800.000 Euro müssen E-Rechnungen versenden. Für Unternehmen mit einem niedrigeren Umsatz bleiben die Sonderregelungen für 2025 und 2026 (s. o.) weiterhin bestehen.
Ab 01.01.2028: Alle Unternehmen müssen E-Rechnungen versenden.
Wichtig für die ordnungsgemäße Buchführung:
Die als E-Rechnung übermittelte Rechnung ist nach den bekannten Grundsätzen (wie zuvor die PDF- RE) zu sichern und vor Verlust zu schützen.
Genauer (gilt auch für PDF Eingangsrechnungen): Elektronische Rechnungen müssen in dem Format archiviert werden, in dem sie – z.B. per Mail – empfangen wurden. Sie müssen weiter jederzeit maschinell (z.B. am PC) lesbar sein.
Elektronische Rechnungen auszudrucken und in Papierform zu archivieren, ist folglich nicht zulässig, wenn es darum geht, die Echtheit der Eingangsrechnungen gegenüber dem Finanzamt nachzuweisen. Wenn elektronische Rechnungen in ein firmeneigenes Format umgewandelt werden, müssen sowohl die umgewandelte Version als auch das Originaldokument miteinander verknüpft und aufbewahrt werden. Falls Rechnungen als Anhang einer E-Mail verschickt werden, z. B. noch als PDF-Datei, muss ausschließlich die elektronische Rechnung selbst archiviert werden. Die E-Mail dient dabei lediglich als „Hülle“ und kann gelöscht werden – vorausgesetzt, die E-Mail enthält keine inhaltlich relevanten Informationen.
In diesem Zusammenhang von elementarer Bedeutung:
Rechnungen die als E- Rechnungen von anderen Unternehmen kommen, müssen mit einem Archivierungssystem gespeichert werden, dass die Unveränderbarkeit dokumentiert.
Sind bereits z.B. Rechnungslegungsprogramme oder gar Warenwirtschaftsprogramme (wie Lexoffice) im Einsatz, sollte mit dem Anbieter geklärt werden, ob E-Rechnungsdatensätze dort auch eingelesen und archiviert werden können. Bei den Warenwirtschaftsprogrammen läuft dies im Programm regelmäßig über die Auswertungsfunktion, welche auch für PDF Dateien oder gescannte Dokumente zum Auslesen verwendet wird.
Kann das Programm dies nicht leisten, müssen z.B. entsprechende Archivierungsprogramme angeschafft werden.
Unser Softwareanbieter bietet z.B. das Tool Smart Connect an, um E- Rechnungen zu schreiben und/ oder zu empfangen und zu archivieren.
Nochmaliger Hinweis:
Auch Rechnungen im PDF Format (können noch bis 12.2026 versandt werden), müssen unveränderbar gesichert werden. Und zwar über Archivierungsprogramme oder Archivierungsfunktionen von z.B. vorhandenen Warenwirtschaftsprogrammen.